A tanácskozáson a NOB részéről John Coates, a koordinációs testület vezetője, valamint Christophe Dubi ügyvezető igazgató, a házigazdáktól pedig Mori Josiro, a szervezőbizottság elnöke, illetve Muto Tosiro ügyvezető igazgató vett részt.
A felek megállapodtak az előkészületek kereteiben, egyúttal létrehozták a közös irányító testületet, amelynek ők négyen a tagjai.
A NOB és a szervezőbizottság közös közleményében tudatta, hogy a 2021-es játékok tervezésénél azt a forgatókönyvet követik, amellyel az idei olimpiára és paralimpiára is készültek. Különösen a versenyhelyszínekre és a versenyprogramra összpontosítanak, ezeknek részleteiben korábban már minden érdekelt egyetértett. Ennek megfelelően a szervezőbizottság azt kéri majd a tervezett helyszínek tulajdonosaitól, hogy ugyanúgy szervezzék meg a viadalokat, mint tették volna ezt idén nyáron.
Közös kívánalom az is, hogy a módosított időpontban történő rendezés a lehetőségekhez képest minél kevesebb többletköltséggel járjon, az előkészületeknek pedig része lesz egy intézkedéscsomag is, amely a koronavírus-járvány hatásaira fókuszál.
A tervezés részleteit, az ütemtervet várhatóan májusra dolgozzák ki.
„Hitünk szerint a 2020-as tokiói olimpia reménysugarat jelent a világnak ezekben a nehéz időkben, az olimpiai láng pedig a fény a jelenlegi sötét alagút végén. A közös irányító testület mindent el fog követni a siker érdekében" – mondta John Coates.
A tokiói olimpiát – és paralimpiát – március 24-én halasztották el egy évvel a pandémia miatt. Bár az esemény új időpontja 2021. július 23-augusztus 8., az elnevezés marad Tokió 2020.